Archives communales – Responsabilité du maire de la conservation des archives :

Les archives communales sont des archives publiques. Par définition, elles sont imprescriptibles et inaliénables.

Le maire est civilement responsable envers sa commune de l’intégrité des archives communales et de leur bonne conservation, sans préjudice des sanctions pénales (code du patrimoine, article L214). La commune est propriétaire de ses archives, le maire en est simplement le dépositaire.

Le maire est tenu de dresser un récolement de ses archives après chaque renouvellement de municipalité.

À chaque changement ou renouvellement de municipalité, le maire doit établir un procès-verbal de prise en charge des archives, accompagné d’un état sommaire appelé, récolement (en trois exemplaires). Les deux documents doivent être cosignés par le maire sortant et le maire entrant.

C’est la procédure de récolement réglementaire, qui équivaut à un transfert de responsabilité en cas de pertes éventuelles de documents.

• Le premier, adressé à la préfecture qui le communique aux Archives Départementales,
• Le second, pour le maire sortant,
• Le dernier, pour le service  Archives communales.

Le maire inscrit les frais de conservation des archives dans le budget communal.

Cette charge constitue une dépense obligatoire pour les communes (Code général des collectivités territoriales, article L 2391.2).live streaming film 2:22

Les archives sont conservées dans un édifice communal.

La conservation de tout ou partie des archives communales, au domicile du maire ou secrétaire du maire est strictement interdite.

Le maire se garde d’aliéner les archives:

Les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles, c’est-à-dire qu’elles ne peuvent être vendues ou données.

Toutes destruction d’archives, est soumise à l’autorisation du directeur des Archives départementales.

 Le maire consulte le directeur des Archives départementales dans les cas suivants :

• des travaux vont être effectués dans les locaux où se trouvent les archives,
• des archives vont changer d’emplacement (déménagement, restructuration…),
• des éliminations sont envisagées dans les archives,
• un sinistre (incendie, inondation…) s’est produit dans les locaux où se trouvent les archives.

Le maire ou son représentant reçoit le directeur des Archives départementales (ou ses collaborateurs) lorsque celui-ci annonce son passage dans la commune, pour une inspection ou un dépôt d’archives.

Le classement des archives communales ne peut en aucun cas être confié à des bénévoles (particuliers ou associations) ou à des agents non qualifiés.