Le records management

Le records management consiste à organiser de manière efficace, systématique et rationnelle les documents, dès leur création jusqu’à leur destruction ou leur conservation définitive, dont l’entreprise ou l’administration, pourraient avoir besoin pour justifier leurs droits et obligations. Cette démarche concerne tous les supports (papiers, électronique, films, enregistrements sonores…).

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Le records management s’inscrit dans une démarche qualité et est traduit par la norme ISO 15489 en 2002, dans sa version française.
Depuis 2006, elle est complétée par la norme ISO 22310 et ISO 23081-1. D’autres normes sont également en vigueur.

Il ne faut plus voir l’archivage comme étant uniquement un coût et une contrainte, mais réellement comme une ressource active.

Le records management a pour objet :

  • D’identifier les documents dès leur création : Quel document est produit par qui ? Pourquoi est-il produit ? Quelle est sa pertinence ? Sous quelle forme ?…
  • De définir la durée de conservation légale et le sort des documents : Combien de temps dois-je légalement conserver un document ? Dois-je à terme le détruire ou le conserver ?…
  • De définir et organiser le stockage des documents : Comment stocker ses documents pour qu’il soient toujours accessibles en cas de besoin ? Quel système de classement ? Dois-je recourir à l’externalisation ou à un système de Gestion Électronique des Documents (GED) ?….
  • De faciliter la circulation des documents en interne : Les archives sont d’abord conservées pour être consultées à un moment donné, notamment, pour des raisons légales.
  • Assurer en temps voulu la destruction des documents, ou leur conservation définitive, et ainsi optimiser ses espaces de stockage et ne pas s’encombrer de données inutiles.

Les outils du records management :

  • La charte d’archivage : Elle définit les documents de l’organisme et énonce les contraintes légales, organisationnelles et techniques. Elle définit également, la responsabilité de chacun.
  • Le plan de classement : C’est la structure logique de classement des documents qui permet de classer et inventorier les archives courantes et intermédiaires,
  • Le tableau de gestion : C’est le document qui dresse l’inventaire systématique des pièces produites par une structure.Il leur associe une durée de conservation légale et le sort final. C’est l’outil de gestion prévisionnel du cycle de vie des documents.
  • Les outils informatiques

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